Overview
ระบบ จัดการเอกสาร คือระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการเก็บและค้นหาเอกสารที่อยู่ในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ จะเป็นภาพหรือไฟล์รูปแบบอื่นที่สามารถนำเสนอได้ ระบบนี้มักจะถูกมองว่าเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบ Enterprise Content Management (ECM) และมีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ Digital Asset Management และ Document Imaging โดยความสามารถพื้นฐานของระบบต้องมีเรื่องของ ขนาดและการจัดการกับแหล่งบันทึกข้อมูล (Storage) เรื่องของการจัดการเวอร์ชันของเอกสาร ระบบจัดการข้อมูลที่ใช้อธิบายเพิ่มเติม (Metadata) เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้และค้นหาเอกสาร และเรื่องสำคัญอย่างความปลอดภัยของเอกสาร
Key Feature
สัมผัสประสบการณ์ใหม่บนความรู้สึกที่คุ้นเคย (GUI web base on windows felling)
ระบบ มีการทำงานผ่านบราวเซอร์หรือที่เรียกว่าเว็บเบสแอพพลิเคชัน แต่ยังคงความรู้สึกเหมือนกับการทำงานบนวินโดวส์ได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการคลิกขวาเพื่อเลือกทำการตัด ทำการแทรก หรือแม้แต่การเรียกดูคุณสมบัติของไฟล์และโฟลเดอร์
นำเข้าเอกสารได้หลายช่องทาง
เปิด กว้างสำหรับช่องทางการนำเข้าเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ความเร็วสูงที่สามารถเลือกใช้ จากผู้ผลิตที่หลากหลาย ส่วนการป้อนข้อมูลก็สามารถทำได้ทั้งจากคีย์บอร์ดและเมาส์ซึ่งผู้ใช้งาน สามารถเลือกได้
เหนือชั้นกว่าด้วยการควบคุมผ่านคีย์ลัดเพียง 6 ปุ่ม
สำ หรับยูสเซอร์ที่ชอบใช้คีย์บอร์ดมากกว่าเมาส์ก็สามารถเลือกที่จะไม่ใช้เมาส์ แต่หันมาใช้คีย์บอร์ดซึ่งระบบมีการออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานผ่านปุ่มคำสั่งที่ เตรียมไว้ให้โดยเฉพาะ (six button navigator)
ข้ามขีดจำกัดเรื่องการอัพโหลดข้อมูล
บอกลาวิธีการอัพโหลดเอกสารทีละหน้า ด้วยคุณสมบัติใหม่ที่พร้อมให้คุณทำการอัพโหลดข้อมูลพร้อมๆ กันได้ทีละชุด
ด้วยไฟล์ที่ทำการบีบอัด (zip file) มาแล้วได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง
จัดการข้อมูลอธิบายเพิ่มเติม (metadata) ให้โดยอัตโนมัติ
ตั้ง ค่าการเติมเต็มข้อมูล Metadata ที่ต้องใช้บ่อยๆ ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาในการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ สร้างความสะดวกและรวดเร็วให้กับงานที่ต้องการความแม่นยำของข้อมูล
เรียกดูเอกสารได้ทันทีผ่านหน้าเว็บ (preview on web)
สามารถ เรียกดูเอกสารที่ทำการค้นหาได้ทันทีผ่านหน้าเว็บบราวเซอร์ โดยทำการเรียกดูไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น pdf, wave และflash
เปิดกว้างสำหรับการเชื่อมต่อแอพพลิเคชันอื่น
ด้วยการออกแบบบนพื้นฐานของเทคโนโลยีระบบเปิดทำให้สามารถทำการเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชั่นอื่นทำได้ง่ายกว่า
อิสระในการเลือกใช้ Storage
เรื่อง ของ Storage เป็นอีกเรื่องที่สำคัญ เพราะในระบบจัดการเอกสารแหล่งบันทึกข้อมูลถือเป็นเรื่องที่มีการใช้งานใน ปริมาณที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ระบบที่ดีย่อมมีความคล่องตัวในการเพิ่มทางเลือกใช้ Storageได้ทั้งแบบที่ติดตั้งอยู่ภายในหรือแบบที่ใช้จากภายนอก
ระบบจัดการสิทธิการใช้งานไฟล์และโฟลเดอร์ที่ยืดหยุ่น
ความ ปลอดภัยของเอกสารถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับระบบจัดการเอกสาร ทำให้การกำหนดสิทธิสำหรับผู้ใช้งานเป็นเรื่องที่ต้องมีการควบคุม ด้วยการออกแบบให้ใช้งานง่ายทำให้ผู้ดูแลสามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงเอกสาร ได้หลากหลายรูปแบบ
การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร
อีกเรื่อง ที่สำคัญที่ระบบจัดการเอกสารต้องมี ด้วยความสามารถของระบบที่มีการเก็บ history ของเอกสารในระบบเมื่อมีการแก้ไขปรับปรุงหรือแม้แต่ข้อมูลในการเรียกดูเอกสาร ก็จะถูกเก็บบันทึกไว้ให้ตรวจสอบในภายหลังได้
รวมสุดยอดเทคโนโลยีโอเพนซอร์ส
ตัวระบบเกิดจากการรวบรวมเอาเทคโนโลยีโอเพนซอร์สเข้าด้วยกัน จึงทำให้มั่นใจได้ว่าทุกส่วนในระบบจะมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง
Detail
Overall Benefit
ด้วย ความสามารถที่มีของระบบที่สามารถตอบรับทุกความต้องการของการจัดเก็บเอกสาร อย่างการสร้างดัชนี การจัดเก็บ การควบคุมเวอร์ชั่นของเอกสาร ความปลอดภัยของเอกสาร ความสามารถในการเรียกดู และที่มากไปกว่านั้นระบบนี้ไม่เพียงแต่ให้ระบบมีประสิทธิภาพสูงเท่านั้น แต่ด้วยความสามารถในการจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลได้หลายรูปแบบทำให้นำไป ประยุกต์ใช้งานเป็น Media center สำหรับองค์กรได้
