ระบบ Collaboration ของ ICE Solution ถูกออกแบบมาให้เหมาะสมกับองค์กรขนาดย่อมถึงใหญ่ที่มี User ตั้งแต่ 50-5,000 ที่ต้องการสื่อสารกันในองค์กรในรูปแบบต่างๆ เน้นการทำงานร่วมกันเป็นทีม สามารถติดต่อประสานงานกันอย่างง่ายดาย ด้วยการผสมขององค์ประกอบด้านแอพพลิเคชัน อาทิ Enterprise Class Web Base E-Mail

, Group Calendaring, Document Flow, Document Tracking, SMSและยังสามารถทำงานร่วมกับระบบใหญ่ๆ อาทิ Microsoft Exchange หรือ Lotus Notes ผ่าน AD ได้”

สังคม ภายใต้การแข่งขันที่รุนแรงเฉกเช่น สถานการณ์ปัจจุบัน ย่อมปฏิเสธ ไม่ได้ว่าการไม่เอาระบบไอทีมาใช้เป็นเรื่องที่สำคัญ เสมือนหนึ่งตัวเชื่อมการทำงานให้ทุกระบบสามารถปฏิบัติ งานสอดคล้องกันได้เป็นอย่างดี การปฏิสัมพันธ์กันระหว่างพนักงานภายในองค์กร การเจรจากันระหว่างคู่ค้า การพัฒนาความสัม- พันธ์ขั้นสูงในเชิงการพาณิชย์ ฯลฯ ระบบไอทีที่ดี ย่อมส่งผลโดยรวมต่อการดำเนินธุรกิจที่ดีควบคู่ไปด้วย และการที่จะช่วยให้ระบบสื่อสารคล่องตัวก็ต้องมีเครื่องมือหรือเทคโนโลยีใน การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้น

สำหรับในครั้งนี้ทางนิตยสาร Windows ITPro ได้ร่วมมือกับบริษัท ICE Solution (ขอเรียกสั้นๆ ว่า ICE) นำโดยคุณดนุพล สยามวาลา กรรมการผู้จัดการและคุณประคัลภ์ งามวรรณากร Technology Director ของ ICE รวมกันจัดเวทีเล็กๆ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลความคิดเห็นการใช้ระบบสารสนเทศในองค์กร และประโยชน์ที่ได้รับกับตัวแทน จากหน่วยงานต่างๆ อันประกอบด้วย คุณสุทัศน์ ง้วนพันธ์ ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ และ คุณธวัช ไพรงานเนตร เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการข้อมูลและเครือข่ายจาก บริษัท สายไฟฟ้าบางกอกเคเบิ้ล จำกัด (BCC), คุณชาคร ทองหุ่น ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ จาก บริษัท หลักทรัพย์ พรูเด้นท์ สยาม จำกัด คุณสุรเดช สุจฉายา รองกรรมการผู้จัดการสายงานสนับสนุน จาก บริษัท ดี เอช เอ สยามวาลา จำกัด (DHAS) และ คุณประสาน วรรัตนธรรม ผู้เชี่ยวชาญเทคโนโลยีสารสนเทศตัวแทนจากหน่วยงานภาครัฐด้านกลุ่ม SME และนี่บทสรุปของการเสวนาโต๊ะกลมกันในวันนั้น

Windows ITPro : อยากให้อธิบายถึงธุรกิจที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน?

คุณ ชาคร : ธุรกิจของผมทำงานเกี่ยวกับหลัก-ทรัพย์ ภายใต้ชื่อ บริษัท หลักทรัพย์ พรูเด้นท์ สยาม ประกอบธุรกิจหลักทรัพย์ การเป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ การค้าหลักทรัพย์ การจัดจำหน่าย หลักทรัพย์

คุณสุทัศน์ : สำหรับ บริษัท สายไฟฟ้าบางกอกเคเบิ้ล จำกัด หรือเราเรียกกันในชื่อย่อว่า BCC ทำธุรกิจเกี่ยวกับการออกแบบระบบสายไฟตั้งแต่ใช้งานในบ้าน จนถึงสายไฟพิเศษที่ทนไฟ กันไฟ ซึ่งใช้ในโครงการรถไฟฟ้าทั้งลอยฟ้าและใต้ดิน และสายที่ลูกค้าต้องการออกแบบพิเศษ ทาง BCC ก็รับดำเนินการเช่นเดียวกัน

คุณ ประสาน : หน่วยงานของเราคอยทำหน้าที่ในการให้ความช่วยเหลือผู้ประกอบการ SME โดยเฉพาะ คอยให้คำปรึกษา หาข้อมูลเพิ่มเติม หรือช่วยเหลือในการติดต่อกับหน่วยงานราชการ รวมทั้งการอบรมให้ความรู้แก่ผู้ประกอบการ

คุณสุรเดช : บริษัทเราผลิต จัดจำหน่ายและให้บริการ สินค้าเครื่องเขียน เครื่องใช้สำนักงาน กระดาษ และอุปกรณ์ที่ใช้ในงานศิลปกรรม ซึ่ง เป็นบริษัทเครื่องเขียนรายใหญ่ที่สุดในประเทศไทย และในปีนี้กำลังจะครบรอบ 100 ปีด้วย

Windows ITPro : ระบบไอทีเข้ามาช่วยหรือมีบทบาทกับธุรกิจและการสื่อสารขององค์กรอย่างไรบ้าง?

คุณ สุทัศน์ : สำหรับ BCC นั้น เรามองว่าการสื่อสารในองค์กรนับว่ามีความสำคัญที่สูงมาก เรามีการสื่อสารกันระหว่างองค์กรภายในกันเองและภายนอก โรงงานกับสำนักงานสาขา เจ้าหน้าที่ต่อเจ้าหน้าที่ พนักงานฝ่ายขายกับลูกค้า ก่อนหน้าที่ยังไม่มีระบบส่งข้อมูลบางอย่างเป็นแบบแมนนวล ทำให้สิ้นเปลืองทั้งเวลาและทรัพ-ยากรค่อนข้างมาก ดังนั้นการนำเอาระบบไอทีมาใช้ทำให้การติดต่อประสานงานได้ง่ายขึ้น ลดค่าใช้จ่ายในการสื่อสารลงไปมาก เช่น เมื่อก่อน BCC จะใช้รถที่วิ่งขนส่งเอกสารกันระหว่างสำนักงานและโรงงาน ปัจจุบันก็เปลี่ยนมาใช้ระบบอีเมล์แทนทำให้ประหยัด และปฏิบัติงานได้เร็วขึ้น หรือการเคลมสินค้าของทาง BCC ที่เมื่อก่อนอาจจะต้องแฟกซ์ ซึ่งปัญหาก็คืองานที่ได้รับแฟกซ์ไม่ชัดเจน แต่ปัจจุบันก็ใช้เป็นการถ่ายรูปและส่งไฟล์มาทางอีเมล์ หรือหากจะมีการประชุมพนักงานทางผู้บริหารก็จะใช้ระบบมาช่วยในการนัดหมาย เมื่อพนักงานเข้าใช้ระบบหรืออ่านอีเมล์ก็จะทราบ ถึงการนัดหมายนั้นๆ ซึ่งเข้ามาแทนที่ระบบจด- หมายเวียนที่เป็นกระดาษเหมือนในอดีต เป็นต้น

คุณ ชาคร : ผมขอแบ่งเป็น 2 ประเด็นใหญ่แล้วกันครับ คือ ภายในองค์กรและภายนอกซึ่งก็คือลูกค้า สำหรับประเด็นแรก การสื่อสารภายในองค์กรของเราจะใช้ระบบอีเมล์เป็นหลักผ่านอินทราเน็ต สิ่งทีเกิดขึ้น เรื่องการประหยัดกระดาษ และการจัดเก็บข้อมูลที่ทำได้ง่ายขึ้น ต้นทุนลดลงประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ในประเด็นที่สองก็คือเรื่องของลูกค้า สำหรับในวงการตลาดหลักทรัพย์โดยทั่วไป การแข่งขันจะวัดกันอย่างเห็นผลก็คือเรื่องข้อมูลและความรู้ นอกเหนือจากคุณภาพของข้อมูลแล้วอยู่ที่ว่าใครจะมีความรวดเร็วได้มาก กว่ากัน ดังนั้นใครมีระบบส่งข้อมูลที่รวดเร็วและดีกว่าคนนั้นก็เป็นฝ่ายชนะไป ตัวอย่างเช่น ตลาดหลักทรัพย์ฯ กำลังเปิดทำการซื้อขาย องค์กรที่มีประสิทธิภาพที่ดีนอกจากจะประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นข้อมูล ที่เป็นคุณภาพแล้ว ยังต้องคำนึงถึงเรื่องความรวดเร็วในการจัดส่งให้กับลูกค้าเพื่อการตัดสินใจ ในการลงทุนได้อย่างทันทีทันใด มีหลายรายที่ข้อมูลดี แต่ส่งให้ลูกค้าช้าก็เป็นผลให้พลาดหรือแพ้ไป

คุณสุรเดช : ท้าวความให้ฟังก่อนเกี่ยวกับระบบของบริษัท ซึ่งเราเองมีพื้นฐานการใช้ระบบไอทีเป็นหลัก และใช้มานานพอสมควร และเราเองก็พบว่าไอทีนับเป็นเครื่องจักรที่สำคัญขององค์กรที่ออกแบบมาเพื่อ ช่วยดำเนินธุรกิจให้ดีขึ้น และก็มีส่วนอย่างยิ่งในการช่วยเรื่องของการสื่อสารขององค์กร รวมทั้งพนักงานขายที่อยู่นอกองค์กร หรือสาขาต่างๆ ของเราที่อยู่กระจายกันไป สามารถเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร เอกสารและงานต่างๆ ในองค์กรได้ รวมทั้งลูกค้าก็สามารถที่จะสื่อสารกับบริษัทของเราได้ง่ายขึ้น

คุณ ประสาน : สำหรับหน่วยงานของเรา สิ่งหนึ่งที่เราคิดว่าเป็นเรื่องที่น่าพึงสังเกตุสำหรับหน่วยงานราชการมี อยู่ประเด็นหนึ่งนั่นคือไม่สามารถ ลดต้นทุนทางด้านกระดาษ เพราะต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน แต่ไอทีสามารถเข้ามาช่วยจัดการได้โดยเพิ่มความรวดเร็ว เช่น หากต้องการส่งเอกสารบางอย่างระหว่างกัน ไอทีจะเป็นตัวช่วยส่งตัวที่เป็นดราฟ หรือ ข้อมูลเบื้องต้นไปให้ดูได้ก่อนที่จะส่งเอกสารตัวจริงตามไปภายหลัง ทำให้การติด ต่อสื่อสารเร็วมากขึ้น และสำหรับพนักงานภายในองค์กร การสื่อสารผ่านทางระบบอินทราเน็ตทำให้เราสามารถลดเวลาในการติดต่อกันลงไปได้ มาก

Windows ITPro : ระบบไอทีอินฟราสตรัคเจอร์ที่ใช้อยู่สามารถรองรับงานด้านสื่อสารได้มากน้อย แค่ไหน?

คุณ ประสาน : ส่วนของฮาร์ดแวร์อินฟราสตรัค- เจอร์สามารถรองรับได้ เพราะวางโครงสร้างอย่างดีแต่แอพพลิเคชั่นต้องขยายเพิ่มเติม เพราะผู้ใช้ขยายการใช้งานไปมาก

คุณชาคร : ของบริษัทผมระบบที่มีอยู่ก็ยังสามารถรองรับงานได้อีกมาก คิดว่าเทคโนโลยีที่เราวางไว้ก็ยังพร้อมได้อีกนาน

คุณ สุทัศน์ : ของ BCC ก็เพิ่งลงระบบมาได้ประมาณ 3 ปี รวมทั้งเครือข่ายต่างๆ ก็ยังสามารถรองรับงานได้ แต่ก็มีบางส่วนที่จะมีการ อัพเกรดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพต่อไป โดยเฉพาะส่วนของแอพพลิเคชั่นที่ต้องต่อยอดเพิ่มเติม เช่น Document Flow เป็นต้น

คุณสุรเดช : ตอนนี้ระบบของเราอยู่ในระดับที่ดี และแบ่งออกเป็นส่วนๆ ทั้งในฝั่งของระบบ ERP, ระบบเครือข่าย, ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง ฯลฯ โดยที่เราวางการอิมพลีเมนต์เป็นที่ละขั้นเพื่อง่ายต่อการดูแลและใช้งาน ถึงวันนี้ก็สามารถรองรับงานที่เกิดขึ้นในองค์กรได้ แต่ตอนนี้เราก็เตรียมวางแผนในการออกแบบระบบเน็ตเวิร์กใหม่เพื่อเตรียมที่จะ รองรับกับธุรกิจที่จะเติบโตขึ้นอีก

Windows ITPro : อะไรคือเกณฑ์หรือปัจจัยสำคัญในการที่จะช่วยให้เราตัดสินใจเลือกใช้ระบบไอที ในองค์กร?

คุณ สุทัศน์ : BCC นั้นมีขั้นตอนในการเลือกใช้หรือคัดสรรระบบไอทีมาใช้ในองค์กร อันดับแรก ผมมองถึงเรื่องของกลยุทธ์และนโยบายหลักของธุรกิจว่าจะทำอะไร อันดับที่สองความต้องการของยูสเซอร์ว่าต้องการใช้งานอะไร แล้วจึงนำเอาความต้องการของทั้งนโยบายและยูสเซอร์มาอินทิเกรตกันเพื่อหาโซลู ชันที่ดีที่สุด และทำการศึกษาตัวโซลูชัน โดยจะเริ่มดูจากประสิทธิภาพของโซลูชันนั้น ตามมาด้วยคุณภาพการให้บริการ รวมทั้งประโยชน์ หรือผลตอบแทนการลงทุนที่จะคืนกลับมา (ROI)

คุณชาคร : ของทาง พรูเด้นท์ เราก็ไม่ต่างกันมากนักกับทางคุณสุทัศน์ ณ วันนี้ต้องบอกว่า เวลาจะซื้อโซลูชันทางด้านไอทีอะไรก็แล้วแต่ ไม่ใช่เป็นแผนกไอทีเพียงผู้เดียวที่จะฟันธงลงไปว่าต้องเลือกอะไรหรือจะใช้ อะไร พนักงาน ลูกค้า หรือผู้ใช้ภาย- นอกบางทีก็มีข้อแนะนำที่ดีสำหรับเราด้วยหน้าที่ของเราก็ประเมินและเลือกโดย ต้องดูว่าประสิทธิ- ภาพดีและคืนผลตอบแทนที่สูงให้กับเราได้

คุณ ประสาน : งานของราชการส่วนใหญ่หากจะต้องเลือกซื้อโซลูชัน เราจะใช้วิธีการประมูลเป็นหลัก แต่ก็ไม่ใช่ว่าอยู่ๆ จะเปิดประมูลได้ทันที เรามีการประเมินทั้งในระดับบนและระดับล่าง ทางฝั่งของไอทีก็พิจารณาว่าองค์กรจะทำอะไร ส่วนทางด้านผู้บริหารก็จะดูว่าโซลูชันอะไรที่จะ ช่วยให้เขาทำงานง่ายขึ้น และเมื่อนำมารวมกันก็จะได้ความต้องการที่แท้จริงที่สุด และก็หาทางประมูลเพื่อที่จะหาโซลูชันมาใช้งาน โดยการเขียน TOR (Term of Reference) เพื่อเตรียมประมูลต่อ

Windows ITPro : ระยะเวลาในการตัดสินใจใช้เวลานานมากน้อยแค่ไหน?

คุณ ประสาน : สำหรับการประมูลของเราก็อาจจะช้ากว่าเอกชนบ้าง โดยมีช่วงเวลาที่ช้าก็คือช่วงที่เขียน TOR ที่จะต้องไม่ระบุว่าเป็นของยี่ห้อใด แต่ต้องสรรหาจุดเด่นจากโซลูชันต่างๆ เพื่อมานั่งกำหนดคุณสมบัติ ยิ่งหากประมูลที่วงเงินสูงก็ค่อนข้างใช้เวลายาวนานมากขึ้น

คุณ สุทัศน์ : สำหรับเอกชนก็มีการประเมินโซลูชัน และอาจจะมีการเขียนคุณสมบัติเสนอซึ่งหากได้รับการพิจารณาก็จะได้รับความรวด เร็วในการจัดซื้อต่อไป

คุณสุรเดช : สำหรับ DHAS เราใช้บริการกับ ICE อยู่นานพอสมควร รวมทั้งก็มีของบริษัทอื่นๆ ด้วย ผมก็มีกระบวนการประเมินโซลูชันและตัดสินใจตามขั้นตอนและเวลาในกระบวนการตาม ปกติ คล้ายๆ กับทุกคน แต่ถ้าที่ใช้บริการกับทาง ICE นั้นผมขอเพิ่มในส่วนของ IT Master Plan เข้าไปด้วย ว่าใน 2-3 ปีนี้จะทำอะไรมีการพัฒนาอะไร ต่อไป เพราะเราเคยมีประสบการณ์ที่ไม่ดีนักกับบริษัทไอทีบางรายที่เราตัดสินใจ อิมพลีเมนต์ลง ไป แต่ปรากฎว่าในปีถัดมาถูกควบรวมกิจการไปแล้ว และไม่มีการพัฒนาเทคโนโลยีต่อทำให้สิ่งที่เราอิมพลีเมนต์ไปก่อนหน้าก็ไม่ สามารถที่จะ อัพเกรดหรือพัฒนาเพิ่มเติมอะไรใหม่ๆ ได้ในอนาคต ดังนั้น IT Master Plan จึงเป็นสิ่งสำคัญ และตอบโจทย์เราได้ว่าอย่างน้อย 5 ปี คุณจะมีเทคโนโลยีที่ต่อเนื่องอย่างไร

Windows ITPro : สำหรับ ICE Solution แล้วได้เข้าไปมีส่วนร่วมเพื่อช่วยลูกค้าทั้ง 4 บริษัทในการตัดสินใจหรือไม่?

คุณ ดนุพล : ในฐานะที่ ICE เป็นเวนเดอร์ เราเองก็จะมีทีมที่จะเข้าไปช่วยลูกค้าในการตรวจคุณสมบัติหรือความต้องการของ ลูกค้าว่าเป็นอย่างไร ต้องการอะไร และเราเองทำได้หรือไม่ หรือมีการปรับปรุงอะไรได้หรือไม่ เป็นต้น อย่างในกรณีของ BCC เอง เราก็มีการปรึกษาหารือกับทางทีมไอที ของเขาเพื่อหาโซลูชันที่ดีที่สุดในการตอบโจทย์ของเขาได้ ซึ่งมองว่าเป็นการสื่อสารกันทั้งสองทางซึ่งไม่ใช่ทาง ICE ที่จะเสนอฝ่ายเดียว

Windows ITPro : คำนึงถึงเรื่องอนาคตแผนไอทีไว้อย่างไรบ้าง ?

คุณ สุทัศน์ : อย่างที่ทาง DHAS ได้พูดเอาไว้เรื่องของเทคโนโลยีในอนาคตเป็นเรื่องสำคัญ ทาง BCC ก็มีประสบการณ์เช่นเดียวกัน บริษัทที่เราตัดสินใจเลือกใช้โซลูชันไปแล้ว แต่ในปีถัดมาก็ถูก Take Over ไป และไม่รับเมนเทรนให้เรา ซึ่งส่งผลให้เกิดปัญหากับทางแผนกไอที และธุรกิจขององค์กรหยุดชะงัก นี่จึงเป็นสาเหตุให้ผู้บริหารต้องคำนึงถึงแผนงานไอทีอย่างน้อยๆ 5 ปี

คุณ ชาคร : ทางผมเองก็เคยประสบปัญหาเช่นเดียวกันจากประสบการณ์ที่เคยเกิดขึ้นกับบริษัท ที่เคยร่วมงานกันก่อนหน้านี้ เกิดกับระบบอีเมล์ขององค์กร ซึ่งเราอิมพลีเมนต์ระบบอีเมล์ไป เราใช้งานได้สักพัก บริษัทที่ขายระบบอีเมล์ก็ถูก Take Over ไปแล้ว บริษัทที่ซื้อไปก็ไม่สนับสนุนผลิตภัณฑ์ที่ เราใช้อยู่ต่อ ทำให้เราต้องตัดสินใจซื้อโซลูชันใหม่และลงทุนไปอีกเป็นจำนวนมาก ดังนั้นแผนการไอทีอนาคตจึงเป็นเรื่องจำเป็น การคัดเลือกต้องดูที่ผลิตภัณฑ์ และให้บริการ

คุณประสาน : ส่วนผมก็เคยเจอเหตุการณ์เช่นนี้เหมือนกัน แต่เป็นฝั่งทางด้านฮาร์ดแวร์ ซึ่งก็มีลักษณะคล้ายๆ กับคนอื่นๆ เมื่อถูก Take Over ไป แล้วก็ไม่มีการพัฒนาต่อ ทำให้เกิดความเสียหายกับองค์กร

คุณ ดนุพล : สิ่งที่ ICE ทำอยู่นั้นเราค่อนข้างให้ความมั่นใจกับลูกค้า เรามีทีม R&D โซลูชันที่ดี และเราเองก็มีทีมซัพพอร์ตที่ดีด้วย หากมีระบบ R&D ดีก็จริงแต่ไม่มีทีมซัพพอร์ตที่ดีก็ไม่มีประโยชน์

Windows ITPro : ประโยชน์ที่เกิดขึ้นจากการใช้งานระบบไอที?

คุณ สุทัศน์ : ประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับทางเราก็คือเรื่องของความรวดเร็วในการสื่อสาร ทำให้เราติดต่อกับลูกค้าได้รวดเร็วมากขึ้น ผลตอบแทนที่ได้กลับมาก็คุ้มค่าในเกณฑ์ที่น่าพอใจ

คุณชาคร : โซลูชันที่เราใช้อยู่ก็สามารถตอบโจทย์ได้ดีพอสมควร แต่สิ่งที่เห็นได้ชัดก็คือไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรทางด้านไอทีมากเพื่อดูแล ทำให้ลดจำนวนคนไอทีที่วันนี้หายากมาก และราคาก็ไม่ได้สูงมากนัก

คุณ สุรเดช : สำหรับ DHAS กับ ICE เราทำงานร่วมกันมานาน และคิดว่าจะมีงานร่วมกันต่อไปอย่างต่อเนื่อง ระบบที่อิมพลีเมนต์ก็อยู่ในเกณฑ์ดี และช่วยให้การติดต่อสื่อสารระหว่างในองค์กรและนอกองค์กรเป็นไปได้ด้วยดี
คุณ ประสาน : ประโยชน์ก็จะคล้ายกับคนอื่นๆ ก็คือให้ทั้งความรวดเร็วและมีประสิทธภาพ ทำให้หน่วยงานของเราสามารถให้บริการแก่ SME ที่เข้ามาปรึกษาได้อย่างรวดเร็ว สร้างความประทับใจให้กับทุกคน

ที่มา : นิตยสาร WindowITPro เดือน พฤษภาคม 2007 หน้า74-77